人事制度の道具箱

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-◇-デボラ・デュメーヌ著、高橋 研 監訳
   「読み手志向の『書く技術』で成果をつかみ取る」
                    ファーストプレス 2008年 800円

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■ 本書の概要

人事評価シートや目標設定シートを目にした時、どんな内容をどこから書き始めるべきか、戸惑ってしまった経験はありませんか?
 この本では、このようなビジネスに必要な書類を「相手に伝わる文書」に変換するためのスキルがツール類と共に紹介されています。
 頭の中でまとめてから書くのは苦手、という方におすすめの一冊です。
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■ おすすめポイント
 
 期限どおり資料が提出されない、会議に出席者が集まって来ない。

 時間をかけて文書を作り、対象者に周知したのに思う結果が返って来ないことは日常の仕事の中でよくある出来事です。この本では、この現象が「基本原則」を守ることによって好転すると述べています。

 その「基本原則」とは、
  (1)目的をはっきりさせる
  (2)読み手中心に考える(読み手の「なぜ?」に答える)
  (3)「キーメッセージ」を絞り込む
  (4)内容の範囲を決める


 ことであり、特に(2)に配慮することが重要であると強調されています。
 読み手が知りたいと思う情報を絞り込み、読み手の立場から表現することが内容の伝わり方を決めるようです。
 
 また、そもそも文書を書くこと自体が苦手、という人に対しては、草稿を丁寧にまとめることが提案されています。白い紙に思いつくまま書いてから、似た項目同士を整理するといった方法も紹介されています。

 そして、いよいよ文書をまとめるにあたって、その用途に応じたより効果的な表現の方法が一覧表の形でまとめられており、「相手が読むことに積極的でない文書は結論を後に」等、具体的なアドバイスも添えられています。


 人事制度を運用する中では、目標設定や評価の自由記入欄などに「文書」を書く場面が多くあります。仕事の中で文書に接する場面の少ない被考課者の中には、「書く」欄があること自体に「しんどいなあ」と思う人も少なくありません。

 この本は、自由な草稿から「相手に伝わる」文書を作るまでの流れが体系的にまとめてられているため、文書が苦手な方はもちろん、文体に悩んで作成に時間がかかってしまうという方にもおすすめです。


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by e-team7 | 2010-01-25 09:37 | 書籍
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-Q-経営理念を浸透させようと人事制度を取り入れて3年目になりますが、社員の
  行動に変化が感じられません。制度自体にもっと工夫が必要なのでしょうか。

-A-まずは、評価項目が理念と連動しているか、制度自体の運用が大変でないかを
  再点検してみてはいかがでしょうか。

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■ 「経営理念を浸透させる」ための人事制度のポイント

 人事制度を作る時に、経営理念の浸透をテーマに掲げる企業は少なくありません。
 このような目的を実現できる人事制度を作る際には、つぎのような内容を押さえておく必要があります。

 (1)経営理念と評価項目が連動していること
   ・経営理念を連想させる「キーワード」が含まれている
     (「やってみなはれ」→「チャレンジ性」「創造力」等)
   ・評価項目が「行動基準」と連動している
     (「顧客の声を聞く」→「訪問回数」「相談件数」等)

 (2)経営理念と被考課者の自己目標が連動していること
   ・経営理念と関連した目標が自分の言葉で表現できている
     (「顧客満足」→「お客様の要望には24時間以内に応える」等)

 (2)はなかなか高度な内容ですが、経営側から被考課者への経営理念に関する情報提供(具体的な解釈の説明や行動事例の紹介など)ができていれば、自然と行われるようになります。

 このような工夫を通して、被考課者に「自分の(おらが)理念」という気持ちを持ってもらうことが大切です。
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■ 理念よりも「回すこと」が主役?

 様々な企業の「人事評価シート」の中には、経営理念に関連する項目を、他の項目と区別して(目立つように括って)表示してあるものをよく見かけます。

 このようなシートを運用していても、経営理念が社員の行動につながっている実感がない、というお悩みを耳にすることがあります。

 それは、もしかすると、実際の評価の現場で、理念よりも「回すこと(日程どおり運用すること)」が重視されているからかもしれません。

 考課者研修等でお話を聞くと、「業績に関連する項目に理念の項目が加わり、評価項目が多くなって大変」「部下の数が多すぎて公平に評価できない」「繁忙期の真っ只中に評価しなければならない」という内容がよく出てきます。

 このような状況になれば、面接で部下と理念について話すどころか、とにかく日程どおりに回そう、ということが目的になってしまいそうです。

 人事制度を通して経営理念を浸透させるためには、評価自体に関する工夫はもちろん必要ですが、まずは、現場が理念について考える余裕を持てるような運用上の配慮から始めることが大切だと思います。


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by e-team7 | 2010-01-18 09:47 | Q&A
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-◇- 「アラサー・アラフォーの意識についてのアンケート」
                  (株式会社ネットマイル 2009年11月)
     
・調査対象 :「あなたは結婚したいですか?」という質問に回答した未婚男女671名
        のうち 「結婚は考えられない」「結婚したくない」と回答した人を除く400名
・回答数  : 男性200名  女性200名
        (うち「アラサー(28~32歳)」200名、 「アラフォー(36歳~42歳)」200名)

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■ 調査の結果(抜粋)

 (1)結婚のイメージについてお答えください(「それに近い」の回答を含む)
   1:「家族・子供」          65.1%
   2:「スタート」            62.8%
   3:「現実的な」「安心」       47.3%


 (2)今、結婚を考えている相手はいますか?
                   
   1:現在交際している人はいない      66.2%
     (アラサー男性  63.0%  アラサー女性  67.0%)
     (アラフォー男性 72.0%  アラフォー女性 63.0%)

   2:なんとなく結婚を考える相手がいる   15.3%
     (アラサー男性  16.0%  アラサー女性  17.0%)
     (アラフォー男性 12.0%  アラフォー女性 16.0%)    
  
   3:交際相手はいるけど結婚は考えていない 11.5%
     (アラサー男性   8.0%  アラサー女性   9.0%)
     (アラフォー男性 13.0%  アラフォー女性 16.0%)


 (3)あなたにとって日常的に異性との出会いの場はありますか?
   
   1:少ない                54.0%
     (アラサー男性  59.0%  アラサー女性  51.0%)
     (アラフォー男性 60.0%  アラフォー女性 46.0%)
   
   2:ない                 40.5%
     (アラサー男性  32.0%  アラサー女性  45.0%)
     (アラフォー男性 37.0%  アラフォー女性 48.0%)

   3:多い                  5.5%
     (アラサー男性   9.0%  アラサー女性   4.0%)
     (アラフォー男性  3.0%  アラフォー女性  6.0%)


(4)主な出会いの場はどこですか?
   1:仕事の場             46.2%
   2:プライベートな時間        39.9%
   3:知人・友人からの紹介       33.2%

 
 (5)結婚を決めるために、今のあなたに足りないと思うものは何ですか?
   1:結婚に向けた強い意志       51.2%
   2:出会いの場への積極的参加     44.0%
   3:自分の魅力アップ         35.0%
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□ コミュニケーションと人生設計で人事制度が後押し!

 最近、人事のことを話題にしていると、必ずどこでも飛び出してくるのが、従業員の結婚を会社としてどのように後押しするか、という内容です。
 また、この調査を詳しく見ていると、年長者ほど出会いを「仕事の場」に求める傾向が強いという結果が出ています(アラサー41.5%、アラフォー51.3%)。
 これらのことを考えながら、「仕事の場」を支える人事制度にできることを見てみると、面接を通して個々のコミュニケーション能力を磨き、生計費等を考慮した賃金制度によって将来の人生設計を応援する、というお手伝いができそうだなあと思いました。
 皆様の会社の人事制度は、「婚活」を応援していますか?


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by e-team7 | 2010-01-12 11:14 | 話題
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-◇-藤井 美保代 著
   「残業ゼロの仕事術!ココまでできるオフィスの『事務改善』」
                        同友館 2009年 1,500円

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■ 本書の概要

 毎日の仕事を楽しくし、しかも残業をゼロにする「ちょっとした改善」がスッキリした文体でまとめられています。
 「デスク周り」「段取り」「定型業務」「パソコン周り」から、「コミュニケーション」「組織」に至るまで、自分で今すぐできるムダ取りのノウハウが満載の一冊です。
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■ おすすめポイント
 
 「自分基点でよい流れをつくり、ワーク・ライフ・バランスを実現する」のが、この本のテーマです。が、この本の真の目的は「仕事を楽しむ方法を考える」ことにあります。

 まず、「自分基点」であるからには、最も身近な「デスク周り」のムダ取りから始まります。筆記用具や資料を立てて置き、必要な物を探すムダ時間を少なくすることがポイントのようです。

 つぎに、「段取り」については、一日の「山場」の時間帯を設定し、仕事の進め方にメリハリを与える方法等が紹介されています。

 また、「定型業務」のムダ取りでは、間接部門の人事評価基準にも使われる「安・正・早・楽」の実践法が事例に沿って紹介されています。

 そして、「パソコン周り」では、定型フォーマットを等を使った連絡事務の効率化ノウハウが紹介されています。

 最後に「コミュニケーション」「組織」のムダ取りでは、周囲の動きに目を配ることによる報連相の効率化や、やる気の出る朝礼の進め方、徹底した「見える化」のアイデアが多数紹介されています。

 
 ちょうど年末大掃除の時期ですね。書類を立てて置く、というノウハウは本当に机の中をスッキリ爽快にさせてくれます。また、「机の上の癒しスペース」「大変な仕事の後には楽しい予定」など、この本には仕事を楽しむための面白いヒントもたくさん散りばめられています。年末の気分転換にもおすすめです。


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by e-team7 | 2010-01-05 10:55 | 書籍

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